こんにちは、RPAライターのやまもとてつやです。
- GTDって聞いたことあるけどなんだろう？
- タスクが多すぎて、ストレスフルだ……。
- TickTickで、GTDなんてできるのかな？
当記事では、上記のような疑問にお答えします。
仕事でもプライベートでも、やらなきゃいけないことがたくさんあると気が滅入り、ストレスも溜まりまくりますよね。
僕も昔はそうでした。
しかし、今回紹介するGTDを取り入れることで、会社員としてはリーダーに昇格。副業のWebライターとしては月に5万円安定して稼げるようになりました。
そこで当記事では、TickTickでGTDを行う方法について解説します。
- GTDの目的が理解できる
- 5つのステップを通して、タスクを整理できるようになる
- 常にタスクが把握できるので、仕事上のストレスが緩和される
ぜひ一度読んでみてください。
GTDとは
GTD（Getting Things Done）とは、デビット・アレンが提唱するタスク管理術です。
収集→精査→整理→実行→レビューの5つのステップにしたがって、頭の中を整理し、それぞれのタスクをこなしていきます。
5つのステップを繰り返すことで、仕事をストレスなくこなせるだけでなく、生産性もあがっていきます。
TickTickとは
TickTickとは、タスク管理アプリの1つです。
基本的なタスク管理はもちろん、ポモドーロタイマーや週間機能など幅広い機能が入っています。
詳しくは、下記の記事をお読みください。
TickTickでGTDをするための5つのステップ
GTDは、以下の5つのステップに沿って行います。
- 収集
- 精査
- 整理
- 実行
- レビュー
それぞれのステップについて、さらに解説します。
GTDのステップ1：「収集」で頭の中のタスクを全て吐き出す
まずは、「収集」のステップです。
個人的には、収集は一番大事なステップなのでしっかり行ってください。
収集では、頭の中で気になっているものを、すべて吐き出しましょう。
出し忘れていた書類や未返信のメールなど、仕事でもプライベートでも頭の中で気になっているものは全部です。
TickTickには「受信トレイ」というフォルダが最初からあるので、どんどん入力していきましょう。
経験上、完全に頭の中を空っぽにするのは、結構時間がかかります……。
オススメは2日間ぐらいかけること。
一番大事なステップなので、ここをしっかりやることで頭のスッキリ具合が違ってきます。
GTDのステップ2：「精査」でタスクに優先度をつける
次は、「精査」のステップです。
収集したタスクを、以下の3つに分類します。
- すぐやる
- 人に任せる
- あとでやる
TickTickでは、「リスト」機能があるので、リストを作成してホイホイと入れていきます。
GTDのステップ3：「整理」でタスクを振り分ける
次は、「整理」のステップです。
残ったタスクをさらに分類していきます。
具体的には、下記の5つです。
- 次のアクション
- プロジェクト（さらに分類）
- 連絡待ち
- いつかやる/そのうち
- カレンダー
ちょっと分かりづらいので、それぞれ解説します。
次のアクション
「次のアクション」は、それぞれのタスクにかかわる次の行動です。
TickTickなら、サブタスクとして作ってもいいでしょう。
プロジェクト
「プロジェクト」は、タスクの集合体です。
仕事であれば、資料作成や会議。家のことであれば、ゴミ捨てや掃除などですね。
1回のアクションでは終わらないタスクの集まりがプロジェクトだと思えば大丈夫です。
TickTickでは、それぞれのプロジェクトを「リスト」として作成すると整理しやすいでしょう。
連絡待ち
連絡待ちは、誰かに任せるタスクが入ってきます。
ここに入れたタスクについては誰かにやってもらう段取りをつけてから入れるといいでしょう。
そうしないと、連絡したかどうかがわからなくなるんですよね（笑）。
連絡待ちは、プロジェクト内で起こることが多いので、「タグ」を使って整理するといいでしょう。
いつかやる/そのうち
いつかやる/そのうちは、やるのは決まっているけどいつやるかは決まっていないタスクです。
このリストに入っているタスクは、定期的なレビュー段階で見るだけでOKです。
毎日見る必要はありません。
カレンダー
カレンダーは、次のアクションと混同しがちですが、締切が決まっているタスクや会議などが入ります。
つまり、次のアクションには、そのタスクをこなすのに必要なサブタスクが入ってきます。
タスクそれぞれに期限を設定すれば、「カレンダー」は成立します。
GTDのステップ4：「実行」でタスクを片付ける
ここまでを終わらせたら、「実行」のステップです。
「すぐやる」タスクや「次のアクション」タスクを実行していきましょう。
なお実行段階では、ポモドーロテクニックを使うとさらに生産性が爆上がりします。
TickTickには、ポモドーロ・テクニックを行うための機能もあるので、使ってみましょう。
TickTickのポモドーロタイマーでタスクを鬼速で終わらせよう
GTDのステップ5：「レビュー」で振り返る
最後は、「レビュー」です。
最低、週に1回タスクの抜け漏れのチェックや新規タスクの追加や整理を行います。
TickTickに、週1のタスクとしてリマインダーをかけておくと忘れにくいでしょう。
ここまでの4つのステップを繰り返すことで、ストレスが無くなり生産性があがります。
さらにGTDを詳しく知りたい人は本を読もう
ここまで読めば、GTDを用いたタスク管理がある程度できるようになります。
しかし、もしGTDについてもっと知りたいのであれば、デビッド・アレンの本を読んでみてはどうでしょうか？
デビッド・アレンの著書である『ストレスフリーの仕事術』を読めば、GTDの本質が理解できるようになり、さらに仕事がはかどるようになりますよ。
まとめ
以上、TickTickを使ったGTDの方法について解説しました。
GTDは、5つのステップからなるタスク管理方法です。
5つのステップにそって、タスクを整理し実行することで、ストレスのない仕事を実現できるだけなく、生産性もあがっていきます。
そして、TickTickにはGTDを実行するための機能が豊富に入っています。
ぜひ、この機会にTickTickをダウンロードしてみてくださいね。
